Nghiệp vụ lễ tân khách sạn – Chìa khóa cho sự thành công trong quản lý

Trong ngành dịch vụ khách sạn, nghiệp vụ lễ tân đóng vai trò quan trọng tạo nên thành công của một khách sạn. Bởi nó liên quan mật thiết đến trải nghiệm nghỉ dưỡng của khách hàng. Nếu trải nghiệm tốt, nó có thể tạo ra một cảm xúc tích cực cho khách hàng. Ảnh hưởng đến sự hài lòng và trung thành của khách hàng trong dài hạn. Chính vì vậy hiểu rõ quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn là chìa khoá để nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn. Vậy nghiệp vụ lễ tân khách sạn gồm những gì, Ghotel sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn qua bài viết dưới đây!

Nghiệp vụ lễ tân khách sạn là gì?

Nghiệp vụ lễ tân khách sạn là một phần quan trọng trong các hoạt động hằng ngày của khách sạn. Nó bao gồm các công việc và vai trò mà nhân viên lễ tân cần thực hiện. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì hoạt động suôn sẻ của khách sạn. Nghiệp vụ lễ tân khách sạn là quy trình yêu cầu lễ tân phải thực hiện các quy trình đón tiếp khách. Nhân viên nắm rõ nghiệp giúp tăng tính linh hoạt trong công việc và kịp thời xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra.

Xem thêm: Chinh phục khách hàng bằng kỹ năng giao tiếp trong khách sạn

Nghiệp vụ cơ bản của lễ tân khách sạn gồm những gì?

Sau đây Ghotel sẽ giới thiệu đến bạn các nghiệp vụ cơ bản mà lễ tân khách sạn cần nắm rõ:

• Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân chịu trách nghiệm chào đón và hướng dẫn khách đến quầy tiếp đón. Bởi họ là người mà khách hàng gặp đầu tiên ngay khi đến khách sạn.
• Thực hiện các thủ tục đăng ký khi khách đến và làm thủ tục trả phòng khi khách rời đi.
• Quản lý đặt phòng, kiểm tra phòng trống trước và sau khi khách đến. Xử lý các thay đổi đặt phòng và giữ chỗ cho khách. 
• Cung cấp thông tin về các dịch vụ và tiện ích của khách sạn và các điểm du lịch xung quanh.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán và cung cấp hóa đơn cho khách khi trả phòng.
• Xử lý mọi vấn đề, khiếu nại, hay yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng. Đảm bảo rằng họ có trải nghiệm thoải mái và hài lòng.

Quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn chuyên nghiệp

Quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn chuyên nghiệp thường bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo rằng khách hàng có một trải nghiệm lưu trú dễ dàng và thoải mái. Dưới đây là một mô tả tổng quan về quy trình này:

Trước khi khách tới khách sạn

Trước khi khách đến khách sạn, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trước khi bắt đầu ca làm việc, nhân viên lễ tân thực hiện các bước chuẩn bị quan trọng để đón tiếp khách một cách chuyên nghiệp theo trình tự như sau:

• Nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc từ ca làm trước. Trong đó bao gồm các thông tin về công việc cần thực hiện trong ca làm và lưu ý đặc biệt về khách hàng. 
• Kiểm tra tình trạng phòng. Đảm bảo bộ phận buồng phòng đã được dọn sạch và sẵn sàn đón khách. 
• Xác nhận thông tin khách hàng sắp đến và các yêu cầu đặc biệt
• Sử dụng nền tảng quản trị lưu trú Ghotel để cập nhật thông tin về khách hàng và tình trạng phòng một cách nhanh chóng. Giúp giảm thời gian và công sức so với việc quản lý thủ công. Bằng cách tích hợp công nghệ vào việc quản lý và vận hành, nhân viên lễ tân có thể tối ưu hoá quy trình đón tiếp khách hàng. 

Khi khách tới khách sạn check-in và nhận phòng

Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khi khách đến khách sạn là tạo được ấn tượng tốt với khách hàng. Ghotel sẽ mô tả chi tiết về các bước quan trọng trong quá trình này:

• Chào đón khách hàng một cách thân thiện, tạo ra ấn tượng tích cực từ khách hàng ngay từ đầu.
• Hỗ trợ khách hàng thực hiện các thủ tục check in. Kiểm tra và xách nhận thông tin đặt phòng của khách, thông tin thanh toán.
• Giải đáp thắc mắc về quy định khách sạn, giới thiệu dịch vụ cho khách hàng nếu có nhu cầu. 
• Sau khi hoàn tất các thủ tục check-in, nhân viên trao chìa khoá/thẻ phòng cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng đến phòng của mình. 

Phục vụ khách trong thời gian lưu trú

Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, nhiệm vụ của bộ phận lễ tân không chỉ dừng lại ở giai đoạn tiếp đón khách. Mà còn bao gồm nhiều hoạt động phục vụ khách hàng. Tối đa hoá trải nghiệm và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Ghotel sẽ mô tả chi tiết về các công việc chính của lễ tân trong giai đoạn này:

• Cung cấp thông tin chi tiết về các điểm tham quan và các hoạt động giải trí của địa phương. Hỗ trợ khách hàng lựa chọn và đặt chỗ nếu cần thiết.
• Xử lý khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này bao gồm việc lắng nghe, giải quyết vấn đề để đảm bảo khách hàng cảm thấy hài lòng.
• Hướng dẫn sử dụng các tiện ích trong khách sạn.

Khách hàng làm thủ tục và rời khỏi khách sạn

Khi khách hàng thực hiện các thủ tục để rời khách sạn sau khoảng thời gian lưu trú. Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Khách hàng sẽ rời đi với sự hài lòng và gia tăng cơ hội tái lưu trú tại khách sạn. Dưới đây là mô tả chi tiết về các công việc của lễ tân khách sạn trong giai đoạn này:

• Lễ tân thực hiện các thủ tục check-out cho khách hàng và xác nhận trả phòng.
• Tính toán và chuyển hoá đơn thanh toán cho khách hàng.
• Nhận lại chìa khóa/thẻ phòng và đảm bảo mọi cơ sở vật chất đã được trả lại. 
• Lưu thông tin khách hàng và các yêu cầu đặc biệt. Hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể hỗ trợ việc tương tác với khách hàng trong tương lai.
• Thu thập ý kiến khách hàng về trải nghiệm của họ trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Là cơ hội để nhận các phản hồi về chất lượng dịch vụ và cải thiện dịch vụ theo góp ý của khách hàng. 
• Nếu khách hàng yêu cầu, lễ tân có thể hỗ trợ đặt xe hoặc phương tiện di chuyển cho khách hàng. 

Ứng dụng công nghệ trong nghiệp vụ lễ tân khách sạn

Ghotel đứng đầu trong danh sách phần mềm quản lý khách sạn. Mang đến một giải pháp toàn diện cho quản lý đặt phòng và các nhiệm vụ liên quan. Nền tảng quản trị lưu trú Ghotel là một giải pháp quản lý khách sạn, giúp tối ưu hoá các quy trình làm việc cho nhân viên và cung cấp các trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Dưới đây là những ưu điểm chính của Ghotel: 

• Ghotel tích hợp mọi thông tin về check-in, check-out và tình trạng phòng. Giúp nhân viên lễ tân quản lý dễ dàng hơn và đảm bảo thông tin luôn được cập nhật.
• Sự tích hợp của Ghotel với hệ thống máy chấm công. giúp nhà quản lý quản trị nhân sự hiệu quả hơn, từ việc theo dõi giờ làm việc đến phân luồng ca làm việc.
• Ghotel cho phép xuất hóa đơn thanh toán một cách nhanh chóng và thuận tiện. Quản lý dịch vụ và thao tác đặt dịch vụ cũng được thực hiện ngay trên nền tảng.
• Cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh, Ghotel hỗ trợ quyết định chiến lược dựa trên thông tin phân tích và thống kê. 
• Ghotel có thể truy cập từ mọi lúc, mọi nơi, giúp nhân viên và nhà quản lý linh hoạt trong việc quản lý khách sạn mọi lúc, mọi nơi.

Xem thêm: Đổi mới trong quản lý đặt phòng khách sạn: Sự cần thiết trong kỷ nguyên số

☘️ Ghotel – Giải pháp toàn diện, hiệu quả tối ưu ☘️

➤ Facebook: https://www.facebook.com/PhanmemGhotel
➤ Website: https://ghotel.vn/
➤ Email: ghotel@ghotel.vn
➤ Hotline: 0935 699 815
➤ Địa chỉ: 40 Mỹ Khê 7, Phước Mỹ, Sơn Trà, Đà Nẵng